Regiotalent

Een nieuw jaar, nieuwe vergaderingen. Met dezelfde collega’s. Niets mis mee. Vaak erg leuk, maar ook wel eens irritant door het gedrag van sommige van die collega’s. Dit zijn alvast 5 van die irritante vergadertypes. En dit is de manier hoe je daar ook in 2024 best met mee omgaat.

Late Ludo

Je kent ze wel. Die laatkomers. Zit je net in de flow van je presentatie. Stormen zij naar binnen. Nog net even een gesprek aan het doen via hun Bluetooth oortjes. Weg focus van je publiek. Weg je slimme plan om iedereen in te pakken. Laat je niet uit je lood slaan. Geef geen aandacht aan de collega die te laat binnenkomt. Vat zeker niet samen wat er is gezegd en laat de laatkomer stilletjes plaatsnemen. Zeg zelf even niets. Ga ook niet in op de excuses die hij/zij maakt. Dat maakt ook de andere deelnemers van de meeting bewust van het storende gedrag van de laatkomer. Ga vervolgens weer zonder verpinken verder met je presentatie. Focus is opnieuw 100%.

Bezige Bie

Die zijn er ook. Druk, druk, druk: weet je wel. Het zijn van die multitask-‘kampioenen’. Hun aandacht verspringt tijdens de meeting van het scherm, naar hun telefoon en dan weer naar hun smartwatch of hun nagels om maar wat te zeggen. Maak oogcontact met de multitaskers als je aan het woord bent. En stel tussendoor een vraag aan hen over de meeting. Kunnen ze niet antwoorden omdat ze afgeleid waren, dan worden ze zich gelijk meer bewust van hun gedrag. En gaan ze als vanzelf wat meer de focus bij de meeting brengen. Las tijdens de meeting ook bijvoorbeeld momenten in waar je verschillende categorieën van mensen de mogelijkheid geeft om de meeting te verlaten. De meeste deelnemers moeten heus niet elke meeting tot het eind uitzitten.

Dwalende Dirk

Bij elke meeting heb je wel dwalers. Dat zijn mensen die blijven doorgaan over bijvoorbeeld technische complicaties die niemand begrijpt waardoor ze de meeting langdradig en onoverzichtelijk maken. Het zijn doorgaans collega’s die de deelnemers aan de meeting overladen met vaak overbodige details. Ze komen zelden to the point. Aarzel dan ook niet om de dwaler actief terug bij de les te halen. Zeg bijvoorbeeld: ”Dat is een goed punt, maar we blijven best bij de kern. Heeft iemand anders nog iets te zeggen?” Kort en krachtig. Of gebruik een ‘parking’ zone op een digitaal bord of flipchart waar je het onderwerp voorlopig even ‘parkeert’. Zou hou je het ritme in de meeting en volgens de agenda.

Dominante Dave

Deze collega’s hebben het gewoon moeilijk met hiërarchie. En ze hebben een hekel aan het feit dat iemand anders, tijdens een meeting bijvoorbeeld, het voor het zeggen heeft. En zij dus braafjes ‘moeten volgen’. Ze positioneren zich vaak als dominant en proberen zoveel mogelijk (spreekwoordelijk) de ruimte en de meeting op te eisen. Ze onderbreken je vaak, om zelf hun zegje te doen en vaak ook te verhinderen dat andere dan hun eigen ideeën aan bod komen. Het grote gelijk, weet je wel. Wees heel direct. Zeg bijvoorbeeld: “Ik ben er niet van overtuigd dat dit het beste alternatief is. Wat denkt de rest? Wie heeft nog ideeën of alternatieven?” Ook kan je bijvoorbeeld ‘spreektijd’ voorzien voor elk van de deelnemers. Beetje studentikoos, maar het werkt wel. Hou je ook uitsluitend bij de feiten wanneer je met dit soort personen in discussie gaat.

Zure Zoé

Een beetje de grompot van het gezelschap. “We hebben het altijd zo gedaan, waarom nu anders doen? Dit gaat nooit werken!” Over een koude douche voor jouw enthousiasme (en dat van je collega’s) gesproken. Vraag ook expliciet wat de zuurpruim wel ziet als positieve elementen van het voorstel. Vraag eveneens naar mogelijke alternatieven. Bereid je op voorhand goed voor op mogelijke kritiek en beantwoord de negatieve houding met feiten en argumenten. Tot slot: je mag zuurpruimen niet zomaar afschrijven omdat ze vaak demotiverend reageren. Soms hebben ze wel degelijk een punt.

Pascal Dewulf

Bron: VDAB.be