Regiotalent

Werknemers spenderen wekelijks drie uur van hun tijd aan nutteloze vergaderingen. Dat blijkt uit een onderzoek in opdracht van hr-dienstverlener Tempo-Team. Bovendien zegt een op de vijf werknemers niet goed te kunnen volgen tijdens hybride vergaderingen en geeft meer dan de helft van de bedrijven aan dat ze niet over alle nodige hybride vergadertechnologie beschikken.

Onze vergaderingen verlopen vaak anders dan enkele jaren geleden. Bijna de helft van de werknemers werkt wekelijks zowel thuis als op kantoor. Hierdoor vindt er een combinatie plaats tussen digitaal, fysiek en hybride vergaderen. Helaas ontbreekt het hierbij soms aan efficiëntie. Ruim een op vier werknemers (28%) neemt zowel aan fysieke als aan digitale vergaderingen deel en een op vijf (23%) vergadert het liefst online van thuis uit. Hybride vergaderen groeide dus op korte tijd uit tot een courante praktijk. Dit verloopt echter niet altijd en overal van een leien dakje. Zo zijn meer dan de helft van de bedrijven of organisaties niet voldoende technisch uitgerust om hybride vergaderingen efficiënt te laten verlopen.

Productiviteitsverlies

Heel wat vergaderingen blijken puur tijdverlies. Wie zich tijdens zo’n vergadering nutteloos voelt en online deelneemt, haakt vaak af om iets anders te doen. Zij beantwoorden e-mails (32%), werken verder aan andere taken (30%) of aan hun administratie (20%) en 11% zoekt afleiding op sociale media. Werkgevers zijn zich bewust van het productiviteitsverlies door nutteloze vergaderingen en 40% tracht het aantal vergaderingen zoveel mogelijk in te perken of beter te organiseren (39%) zodat werknemers enkel aanwezig zijn tijdens het onderdeel van de vergadering dat relevant is voor hen. Nog eens 21% beperkt bewust het aantal deelnemers aan een vergadering en 16% gebruikt vergadertijd niet om mensen te informeren, maar enkel voor het bespreken van de agendapunten.

Vergaderhygiëne

“Er kunnen nog veel efficiëntiewinsten geboekt worden bij het vergaderen. Het is daarom zaak om een duidelijke agenda te hebben, de juiste deelnemers uit te nodigen om beslissingen te nemen en achteraf duidelijke volgende stappen vast te leggen”, klinkt het bij Wim Van der Linden, woordvoerder bij Tempo-Team. “Denk tot slot ook goed na over de vorm. Een verplaatsing voor een meeting van één uur is niet altijd zinvol. Hybride of onlinemeetings kunnen in dat geval een oplossing zijn. Maar soms is het nuttig om toch fysiek samen te komen bijvoorbeeld om een vertrouwensrelatie op te bouwen of wanneer een hoge mate van betrokkenheid vereist is.”

Acht vergadertips

Vergader alleen als dat echt nodig is

Denk vooraf goed na wie je bij de vergadering betrekt en wie nuttige input kan hebben

Stel duidelijke agendapunten op en geef de belangrijkste prioriteit

Start de vergadering met een informele babbel zodat iedereen zich meteen comfortabel en betrokken voelt

Start en eindig op tijd

Begin de vergadering zelf met een korte samenvatting van de essentie

Houd de vergadering bondig (60 min)

Sluit af met een duidelijke next step

Mieke Vercruijsse