6 tips om een meeting niet door je collega’s te laten wegkapen

Een belangrijke meeting belegd die uiteindelijk de mist ingaat omdat je collega het nodig vond om het hoge woord te nemen? Met deze tips zal je nooit nog in dit soort benarde situaties belanden.

Zorg voor een meetingagenda

Een agenda is een ideaal houvast om de meeting in de richting te laten gaan die jij wil. Je kan er altijd naar verwijzen of de deelnemers weer bij de les brengen door te wijzen op het tijdsbestek van de meetingagenda.

Maak duidelijke afspraken

Wanneer jij aan het begin van de meeting duidelijk aangeeft wat kan en niet kan tijdens de meeting dan zal de kans gelijk een stuk kleiner worden dat er plots een meetinggijzelnemer opduikt. Geef bijvoorbeeld aan dat vragen en opmerkingen na je betoog of presentatie kunnen. Dat is voor iedereen duidelijk.

Zoek conversatie, geen confrontatie

Ben je onderbroken door een collega, val hem of haar dan niet (figuurlijk) aan omdat hij even de spotlight van jou heeft gestolen. Dan riskeer je immers om de overige deelnemers in de meeting ook ‘kwijt te raken’. Neem in plaats daarvan weer controle van de meeting door bijvoorbeeld te verwijzen naar het punt dat je maakte voordat je werd onderbroken. Om te voorkomen dat iemand met je meeting aan de haal gaat, is de beste manier om zelf de conversatie op te zoeken. Stel individueel vragen aan de deelnemers. Gooi geen vragen in de groep. Dat laatste is dan weer vragen om je meeting te laten wegkapen.

Verander van houding

Stond je recht en deed je een presentatie toen je werd onderbroken? Ga dan zitten. Daarmee geef je aan dat je ook effectief even je betoog pauzeert. Na het intermezzo van je collega zullen de andere collega’s zich mogelijk wat ongemakkelijk voelen omdat je nog steeds op je plekje zit. Dat is het moment om het laken terug naar je toe te trekken. Wanneer je daarbij recht staat, gaat gelijk weer alle aandacht naar jou toe.

Ademloos

Je collega die plots aan het woord kwam, heeft één zwak punt. Hij moet immers regelmatig ademen. Uiteraard. Het moment tussen twee zinnen dat hij dat doet, neem jij opnieuw de controle. Venijnig? Neen hoor. Politici, bedrijfsbonzen en communicatiestrategen gebruiken dat moment voortdurend. Jij voortaan ook?

Heb vertrouwen in jezelf

Mensen zijn subtiele wezens. Ze pikken jouw energie heel makkelijk op. Sta je (psychologisch) wat wankel op de benen aan het begin van de meeting, dan zullen ze dat merken en het sneller van jou gaan overnemen. Je moet er dus staan als een onverstoorde rots in de branding. Dan is voor hen de drempel gelijk een stuk hoger.

Pascal Dewulf