5 manieren om de meetinggekte van je bedrijf de baas te blijven

Sommige bedrijven blinken er echt in uit: vergadercultuur. Je kan geen toets op je klavier indrukken of er staat gelijk 5 man rond je om daar even over te vergaderen. Alvorens je het gillend gek op een rennen zet: lees even deze tips door om de meetinggekte van je bedrijf via een structurele kookwas gelijk een maatje of 10 te laten krimpen.

Insnoeien dat tijdsbestek: gemakkelijkheidshalve worden vergaderingen doorgaans belegd in delen van een uur. Soms zijn ze gepland voor een uur, soms een halfuur maar zelden minder. Durf ook al eens een meeting te plannen die maar 15 minuten duurt. Het zal de meeting genodigden gelijk aanzetten om er wat vaart in te steken en niet eerst nog een kwartiertje uit te trekken voor een kopje koffie en een babbel.

Strikte agenda: zorg dat je bij iedere meeting een duidelijke agenda hebt met tijdsindeling en houd je daaraan. Die agenda hoort door iedereen op voorhand gekend te zijn. Even opsturen per e-mail een paar dagen voor de meeting en klaar is kees. Maak ook plaats voor ad hoc meetings waarbij je spontaan even de koppen bij mekaar steekt, volgens een vast tijdsbestek wel te verstaan.

Vermijd back-to-back meetings: de vergaderhysterie kent in heel wat bedrijven geen grenzen. Gevolg: mensen rennen vaak van de ene meeting naar de andere. Totale waanzin. Zo loop je als het ware constant achter de feiten aan. Bottom line: neem de tijd om na elke vergadering voor jezelf even de dingen begrijpelijk op een rij te zetten.

Tijd is geld: het lijkt een vanzelfsprekend iets maar vergaderingen die stipt op tijd beginnen, zijn eerder uitzondering dan regel. Sta er dan ook op om meetings op tijd te starten en wees niet beroerd om bij het geplande einde van de meeting er (op een beleefde manier) vandoor te gaan. Jij moet niet opdraaien voor andere mensen die hun uurwerk niet kunnen lezen of er zich niet willen/kunnen aan houden.

Tekst en uitleg: wanneer je echt twijfelt aan je toegevoegde waarde bij een werkoverleg, vraag dan diegene die de meeting organiseert om uitleg en suggereer indien nodig zelfs een collega die beter geplaatst is om de vergadering in kwestie bij te wonen. Je tijd is kostbaar, die boodschap moet duidelijk zijn.

(PD)