Zo jaag je je collega’s niet op stang tijdens je vakantie

Je collega is met vakantie en jij zit met dubbel zoveel werk en een rits aan boze klantenmails? Je verblijft zelf aan het Gardameer en je naaste collega belt je twee keer per dag op? Streekpersoneel lijst de tips en tricks op voor collegialiteit tijdens de vakantie. Hoe bereid je jouw vervanger goed voor, welke afspraken maak je over bereikbaarheid en alles voor een vlotte debriefing bij de terugkeer.

Vóór je vertrekt…

Zoek een collega die jouw dringende zaken of mailbox zal opvolgen. Kies iemand die met kennis van zaken kan overnemen. Brief je collega op voorhand: welke zijn de lopende dossiers, welke vragen kan hij/zij verwachten en welke stappen dient hij of zij dan te ondernemen.

Word je zelf gevraagd om te babysitten op de mailbox van een collega, informeer dan naar de verwachtingen van je collega. Dien je alle mails of dossiers op te volgen of zijn er maar een aantal projecten die aandacht vragen.

Tijdens de vakantie…

Spreek duidelijk af of je collega contact mag/kan opnemen. Blijf je bereikbaar voor dringende gevallen? Specifieer dan welke problemen prioriteit hebben en welke kunnen wachten tot je terugkeer.

Zit jouw collega drie weken in de hoogvlaktes van Bolivië? Zonder internet en gsm-bereik? Vraag dan even welke procedures je dient te volgen. Zo weet je hoe je potentiële hobbels vlotjes omzeilt en wiens expertise je kan inroepen indien nodig. Hou in een document kort bij wat en hoe je alles hebt aangepakt, dat debrieft een stuk makkelijker.

Bij de terugkeer…

Plan wat tijd om op dag 1 van je terugkeer samen te zitten met je collega. Overloop wat hij of zij van je heeft overgenomen en hoe dat gelopen is. Vergeet niet om uitgebreid te bedanken, zo zijn je projecten bij je volgende afreis weer in goede handen.

Ben je zelf als vervanger aangesteld? 1 tip: spring niet meteen op je collega als hij/zij binnenkomt om een boze klantenmail te bespreken. Geef hem of haar even de tijd om koffie te zetten, enkele foto’s te tonen en weer zachtjes te acclimatiseren. Aan ons Belgenweer en aan de werkvloer.

Eveline Janssens