7 regels die in elke thuiswerk-policy zouden moeten staan

Heel wat mensen werken door het coronavirus momenteel van thuis uit. Wanneer dat in de toekomst ook nog zo blijft, dan kan je best goede afspraken maken met je baas. Dat leg je dan vast in een thuiswerk-policy. Deze 7 dingen zouden daar alvast moeten in staan.

Dat je kan thuiswerken: an thuis uit werken, is in principe geen standaard onderdeel van je arbeidsovereenkomst. Ga je dat op termijn vaak/vaker doen, dan moet je daarover met je baas duidelijke afspraken maken. Dat doe je in een thuiswerk-policy. Dat is een officiële overeenkomst tussen jou en je baas waar alles in staat over hoe dat thuiswerk dan wel moet verlopen.

Je beschikbaarheid: dat behelst je werkuren maar ook hoe en op welke manier je beschikbaar bent voor je baas/collega’s om te communiceren. Dat kan via telefoon, Skype, Messenger, e-mail, … In de praktijk wijst zich dat vaak vanzelf uit. Vooral belangrijk is de termijn waarbinnen je dient te antwoorden. Laat daarover zeker geen onduidelijkheid bestaan.

Hoe de werkprestaties worden gemeten: in de praktijk is dat niet zo makkelijk wanneer je thuis werkt. Toch moeten er duidelijke afspraken rond zijn. Anders ontstaan er al snel misverstanden. Spreek met je baas dan ook best af om in de thuiswerk-policy te zetten dat het om meetbare objectieven dient te gaan, gekoppeld aan specifieke deadlines. In de praktijk vertaalt zich dat dan bijvoorbeeld door een specifiek rapport, document of project dat op een vooraf bepaalde datum moet worden opgeleverd.

Hoe je thuiswerkplek wordt ingericht: levert je bedrijf een laptop aan of een smartphone om in contact te blijven? Wanneer je specifieke noden hebt zoals een ergonomische bureaustoel, is dat dan de verantwoordelijkheid van je baas? Dat moet klaar en duidelijk in je thuiswerk-policy worden vermeld.

De manier waarop je omgaat met vertrouwelijke informatie: in heel wat bedrijven circuleert vertrouwelijke informatie. De manier waarop je daar moet mee omgaan, staat in principe in je thuiswerk-policy. Je hoort dus te weten hoe je vertrouwelijke documenten en e-mails van thuis uit hoort te behandelen. Ook bijvoorbeeld hoe je met je computer connectie maakt met het bedrijfsnetwerk (bijvoorbeeld via een speciale token of een afgeschermde netwerkverbinding). Zo voorkom je datalekken en veiligheidsovertredingen op je thuiswerkplek en via het bedrijfsnetwerk.

Technische en logistieke ondersteuning: op het werk staat er doorgaans een team voor je klaar om je technisch en logistiek te ondersteunen. Op je thuiswerkplek is dat uiteraard niet het geval. Daarom moet je in jouw thuiswerk-policy duidelijke afspraken maken met je baas over hoe die ondersteuning vanuit het bedrijf richting je thuiswerkplek vlot en efficiënt kan gebeuren.

Specifieke arbeidsvoorwaarden: indien de arbeidsvoorwaarden voor thuiswerk bij het bedrijf waar je aan de slag bent, afwijken van de voorwaarden in je arbeidscontract dan moet dat duidelijk vermeld zijn in je thuiswerk-policy.

(Pascal Dewulf)