Deze tijdvreters op kantoor verminderen je productiviteit

Onze werktijd is kostbaar. Toch krijgen we dagelijks te maken met ‘tijdrovers’ die onze productiviteit nekken. De grootste tijdvreters zijn vergaderingen (15%), gevolgd door administratieve taken (13%) en slechtwerkende software (11%). 

Je kent het ongetwijfeld wel: je to-dolijstje voor je dag op kantoor ziet er ‘s morgens nog haalbaar uit. Maar aan het einde van de dag heb je het niet kunnen afwerken. Een vraag van een collega, telefoontjes, binnenkomende mails of vergaderingen… We krijgen dagelijks te maken met veel afleiding en tijdvreters die onze productiviteit fnuiken.

Vergaderingen (15%) vinden we onze grootste tijdvreter, op de voet gevolgd door administratieve taken (13%) en slechtwerkende software (11%). Opvallend, er zijn een pak meer mannen (19%) die ‘vergaderingen’ als tijdrovende bezigheid beschouwen dan vrouwen (11%). Een en ander blijkt uit een onderzoek van Protime, marktleider in onder meer tijdregistratie en workforce management bij 1.000 Vlaamse bedienden.

Productiviteit

Het onderzoek ging ook dieper in op de tijd die we dagelijks verliezen aan vragen van collega’s. Gemiddeld worden we op een werkdag zes keer door collega’s uit ons werkritme gehaald met een vraag. Bijvoorbeeld wanneer een collega aan je bureau komt staan en vraagt of je even snel wil meekijken naar iets belangrijks, terwijl je net gefocust was op een taak.

Of je het nu wil of niet; je bent afgeleid en je productiviteit daalt. Sommige vragen zijn dan wel snel beantwoord, maar ze halen ons wel uit ons ritme en concentratie. Die vinden we gemiddeld pas na vijf minuten terug waardoor we dagelijks zo’n half uur aan werktijd verliezen. Bij zo’n 1 op de 6 werknemers (15,7%) loopt dit op tot zo’n uur per dag; zij worden dagelijks meer dan 10 keer gestoord door collega’s met vragen.

“Voor bijna 1 op de 10 werknemers zijn vragen van collega’s de grootste tijdvreter op kantoor. Dit terwijl veel vragen gerust even kunnen wachten. Spreek daarom met je collega’s vaste momenten af waarop je beschikbaar bent voor hun vragen. Of leg focusmomenten vast waarop je aan één stuk kan doorwerken en niet gestoord mag worden. Goede afspraken maken goede collega’s en bovendien krijg je zo meer gedaan op een werkdag”, adviseert Gille Sebrechts, CEO van Protime.

Top 10 van de tijdvreters

• Vergaderingen (15%)
• Administratieve taken (13%)
• Slechtwerkende software (11%)
• Telefoongesprekken (9,6%)
• Vragen van collega’s (9,4%)
• IT-problemen (8,6%)
• E-mail (8,3%)
• Wachten tot collega’s hun werk afronden (5,1%)
• Vergaderingen die niet op elkaar aansluiten (3,6%)
• Chatten/appen (WhatsApp, Teams…) (2,8%)

Mieke Vercruijsse