Regiotalent

Je dag starten met eerst je overvolle mailbox te doorploegen? Wie wordt daar nu een blijer mens van? Met deze 5 tips maak je alvast komaf met een mailbox met chronisch overgewicht.

Vraag je af of e-mail moet

We zijn al snel geneigd om voor elk akkefietje snel ‘iets op mail te zetten’. Tja, dan zoek je natuurlijk deels zelf de heibel van een overvolle mailbox op. Denk daarom misschien ook eens over een alternatief dat je mailbox op gewicht helpt te houden. Een telefoontje misschien? Dat is vaak sneller en niet zelden ook een pak efficiënter. Of waarom niet snel even een face-to-face babbel om een en ander uit te klaren? Moraal van het verhaal: de onoverzichtelijke wanorde in je mailbox kan je ook deels zelf voorkomen.

Zorg voor duidelijkheid

Stel je een e-mail op, doe dat dan met het oog op helderheid. Waarom stuur je die mail? Dat moet de essentie zijn. Heb je daar geen pasklaar antwoord op, laat die e-mail dan achterwege. Weet je daarentegen wel waarom, formuleer die ‘waarom’ dan helder in je mail. Niets zo vervelend voor je bestemmeling als moeten gissen waarover je het nu eigenlijk hebt en wat je wil bereiken. “Met deze e-mail zou ik graag het volgende bereiken…” is een verlossend zinnetje waar je bestemmeling je erg dankbaar zal voor zijn. En waar jij je een hoop heen-en-weer e-mails mee gaat besparen.

Weg met die mailinglijsten

Doorheen de jaren ben je waarschijnlijk in heel wat e-mail bestemmelingenlijsten komen te zitten. Vaak voor de meest diverse e-mails. Vaak heb je dat niet actief aangestuurd, maar zit je er toch mee. Neem daarom even de tijd om er doorheen te lopen en jezelf af te vragen of het allemaal wel nodig is dat je al die mailings te pas en te onpas ontvangt. Je zal zien dat wanneer je resoluut en regelmatig op de ‘Unsubscribe’-knop drukt (voor e-mails die je op vaste tijdstippen ontvangt), je mailbox snel lichter zal worden. Daar wordt een mens blij van. Gegarandeerd.

Maak folders aan

Daar kan je dan de e-mails van je ‘inbox’ naartoe verplaatsen. Zo kan je ze ordenen volgens onderwerp, project of opvolging om maar wat te zeggen. Opgelet, dit is geen structurele oplossing voor een mailbox. Je ‘inbox’ wordt er weliswaar overzichtelijker van, maar je dumpt natuurlijk je e-mails op een andere plaats. Meer overzicht ga je gegarandeerd krijgen. Zorg echter dat de verplaatste e-mails ook in die folders dan weer geen virtueel stof gaan verzamelen.

Maak gebruik van mailboxregels

Zijn er bepaalde categorieën e-mails die je graag sneller wil kunnen vinden zoals facturen, nieuwsbrieven of e-mails van je schoonmoeder? Dan kan je gebruik maken van e-mail filters die inkomende e-mails naar folders verplaatsen of rechtstreeks richting spam of vuilbak. Dat kan je door bepaalde regels op te stellen binnen de e-mail software die je gebruikt. Zo komen je e-mails direct terecht waar jij ze wil hebben.

Pascal Dewulf