Werkapp-etiquette: 7 do’s-and-don’ts

Met de komst van corona is de werkgroep-app exponentieel gegroeid. Toegegeven, groepsdiscussies via dergelijke werk-app zijn vaak instant en erg productief. Goed, daar zit je dan met je werkmakkers in hetzelfde werk-appgroepje. Vraag: wat deel je en wat niet?

1. Hou je ver van palmbomen, eenhoorns en smileys met traantjes

Het is bijna vanzelfsprekend maar vermijd om je berichten naar collega’s op te smukken met emoticons. Het is weinig professioneel en getuigt al helemaal niet van veel maturiteit. Het is niet dat er nooit eens een smiley bij mag maar doseer waar je kan.

2. Blijf beleefd

Werk-apps hebben de manier van communiceren makkelijker dan ooit gemaakt. Toch betekent dat niet dat je niet langer beleefd hoeft te zijn. Deel je iets met je collega’s, dan is het zeker niet fout om te beginnen met ‘Beste team’ of ‘Beste collega’s’. Een ‘Goedemorgen allemaal’ mag er zeker ook bij. Dat maakt het leven gelijk een stuk aangenamer.

3. Vermijd emotioneel geladen discussies

Zijn de gemoederen verhit, handel dit dan niet af via de werk-app. Kies in plaats daarvan voor een face-to-facegesprek. Dat geeft gelijk veel meer ruimte voor non-verbale communicatie en al die andere signalen die cruciaal zijn om snel de lont uit het kruitvat te halen.

4. Hanteer het 9-to-5-principe

We willen niet propageren dat je een 9-to-5-mentaliteit moet hebben maar voor wat betreft je werk-app best wel. Wanneer je collega’s je immers 24/7 contacteren voor van alles en nog wat dan is de fun er al snel af. Voor dringende zaken uiteraard geen probleem maar laat die urgenties buiten de werkuren eerder de uitzondering op de regel zijn.

5. Vermijd afkortingen

In digitale communicatie is het vaak bon ton om heel wat afkortingen te gebruiken of in woordgroepen zelfs klinkers weg te laten. Hierbij loop je echter het risico dat collega’s dingen verkeerd interpreteren of gefrustreerd raken omdat ze niet echt begrijpen wat je nu eigenlijk wil zeggen. Een collega die je moet vragen wat je nu eigenlijk bedoelde, kan bovendien gelijk de flow uit de online conversatie halen.

6. Voer niet (steeds) het hoge woord

Net zoals in face-to-facemeetings heb je altijd wel individuen die voortdurend het woord lijken te hebben in de werkgroep-app. Geef andere collega’s ook de nodige ruimte om te ventileren waar ze professioneel mee zitten. Alleen zo kan je constructief en productief een online gesprek of werkoverleg voeren.

7. Resumeer wat is besproken

Net zoals in een normaal gesprek of vergadering is het beter om wat besproken is nog even te resumeren in bijvoorbeeld een e-mail. Dat maakt het voor alle teamleden transparant.

Pascal Dewulf