7 e-mailergernissen (en wat je eraan kan doen)

Erger jij je soms ook aan de e-mails van je collega’s? Je bent niet alleen. Dit zijn alvast 7 e-mailergernissen waar je wat kan aan doen.

Volgen maar

Je kent ze wel: die e-mails die tientallen keren zijn geforward en die uiteindelijk bij jou terechtkomen met de boodschap: “Volg jij dit even op ?” Dan kan je vervolgens die tientallen mails gaan doorploegen (die in de doorgezonden mail zitten verpakt) om te weten komen waar het eigenlijk over gaat. Druk in de plaats snel even op de ‘Antwoorden’ knop en vraag aan de afzender om te starten met wat meer info. Het is niet meer dan respectvol dat die afzender jou eerst even een korte samenvatting geeft van het gebeuren.

Baas in cc

Het zijn van die geniepige trucjes om je baas in cc te zetten. Aandacht zoeken, noemen ze dat. Trek je stoute schoenen aan en antwoord dat je dit zelf gaat opvolgen. En het op die manier niet langer nodig is om ook je baas in cc te zetten omdat die hierin praktisch toch niet kan tussenkomen. Zet voor je antwoord je baas in cc. Bam!

Slordig taalgebruik

Een mailtje zonder aanspreking of begroeting aan het einde? Gruw je daarvan? Deal with it en laat je niet van slag brengen. Antwoord netjes met aanspreking en begroeting. Laat je met andere woorden niet opjutten door mensen die het niet zo nauw nemen met e-mailetiquette.

Schijnbaar urgente mails

Wanneer e-mails steevast urgent zijn dan verliest die urgentie uiteraard aan kracht. Beantwoord die urgente mail dan ook met de vraag waar exact de urgentie zit. En het feit dat je helaas ook rekening dient te houden met je eigen agenda. Maak de afzender erop attent dat in functie van jouw agenda je graag een prioritatie met hem/haar zou willen bepalen. Haalt gelijk het lont uit het urgente kruitvat.

Boze e-mails

Een collega die zich niet kan bedwingen en dan maar losgaat in een e-mail? Niet netjes. Blijf jij echter wel netjes en antwoord je collega op een kordate, maar beheerste manier. Richt je daarbij steevast op de situatie en niet op de persoon.

Ellenlange epistels

Je hebt steevast collega’s die bekend staan voor hun omstandige e-mails. Wees in dat geval echter niet te beschroomd om op de antwoordknop te drukken en je collega te vragen om even kort samen te vatten wat hij/zij nu concreet van jou verwacht. En kijk vervolgens uit naar de bondige versie van het antwoord.

Spamzilla

Je krijgt ze waarschijnlijk ook dagelijks in je mailbox: incoherente e-mails vol nonsens die vanuit het niets lijken op te duiken. Gelukkig heb je een spamfilter in je mailsysteem waarmee je dit soort uiterst irritante mails structureel uit je mailbox kan weren. Gebruiken die spamfilter.

Pascal Dewulf