De andere 50 % (slot): checklist voor een meeslepende mail

In onze reeks ‘De andere 50%’ geven Eric Verbeiren en Frank Van Overwalle je tips om je kansen op de werkvloer te optimaliseren. Zet hiervoor je sociale brein in. Vandaag geven we je graag de vijfde en laatste checklist mee, boordevol tips om meeslepend te mailen.

Ontwerp een professionele mailopmaak

We staan er misschien niet altijd bij stil, maar de opmaak van je mail is van belang. Gebruik de standaardsetting van de organisatie of een voldoende groot, zwart lettertype en een professionele handtekening.

Ga voor een professionele out-of-office

Ben je afwezig, stel dan je out-of-office in, maar doe het professioneel. Een bedankwoordje, de periode van afwezigheid, bereikbaarheid en follow-up.

Vermijd het sturen van mails in de weekends

Zit je achter je computer in het weekend en wil je iets versturen? Wacht toch beter tot het eerste uur maandagmorgen. Dan sta je bovenaan in de mailbox. Werk eventueel met uitgestelde verzending.

Begin je mail met de bijlagen

Voeg je bijlagen toe voor je de mail hebt opgesteld, zo vergeet je die niet. Open je bijlage en kijk of je de juiste versie genomen hebt. Vul vervolgens het onderwerp van je mail in, schrijf dan de tekst uit en herlees die en voeg als laatste de ontvanger toe.

Maak een efficiënte titel

Vermeld een duidelijke call to action met een deadline en een onderwerp.

Begin met een ijsbreker

Hierin toon je dat je actief geluisterd hebt of je begint met een compliment.

Bouw je boodschap leesbaar op

Ga voor top-downcommunicatie en start met een duidelijke vraag. Eerst de kernboodschap en dan de details. Probeer te werken met genummerde bulletpoints.

Maak je mail professioneel

Geen socialemediataal en voorpaginaproof. Dit laatste betekent dat je steeds moet denken: ‘Wat als mijn mail morgen op de voorpagina van een krant staat? Krijg ik het dan nog uitgelegd?’ Je weet namelijk nooit waar je mail zal terechtkomen …

Wees selectief in je geadresseerden

Niet te veel collega’s in CC. Adresseer de mail enkel aan de mensen van wie je ook iets verwacht. Een baas in CC als drukkingsmiddel is geen goed idee.

Antwoord slim

Gebruik het DDDD-principe. Dump de mail die je niet nodig hebt. Delegeer de mail met taken die niet echt voor jou zijn. Doe direct de zaken die voor jou zijn. Delay: verhuis de taak naar een to-dolijst en plak er een duidelijke deadline op. Antwoord verder niet aan iedereen, antwoord op tijd of koop tijd.

Archiveer slim

Spendeer niet te veel tijd aan een mappenstructuur, maar maak slim gebruik van de zoekfunctie.

Mieke Vercruijsse

Zin in nog meer tips over plezier en succes in je (nieuwe) job? Haal het boek ‘De andere 50%’ van Eric Verbeiren en prof. dr.Frank Van Overwalle in huis. Het boek werd uitgegeven bij Borgerhoff & Lamberigts, telt 272 pagina’s en kost 34,95 euro. Info: www.deandere50procent.be.