5 manieren om je mailbox niet je werkdag te laten bepalen

Zit je mailbox overvol en kan je het maar niet laten om elke paar minuten de ‘send/receive’-knop aan te klikken ? Dan hebben wij alvast 5 bewezen manieren om die voortdurende aandacht die jouw mailbox opeist een halt toe te roepen.

Je bent met je werk bezig. Even checken of er nieuwe mails zijn. Je denkt na over een netelig probleem. Even op de ‘zenden/ontvangen’-knop van je mailbox drukken. Je bent ietwat verveeld. Even je mails checken dan. Dat houdt natuurlijk nergens op. Of toch wel? Jazeker, met deze onuitgesproken e-mailregels stel je eindelijk paal en perk aan jouw mailboxverslaving.

Check dagelijks een maximumaantal keren je e-mail

Leg jezelf een dagelijks quotum op van hoe vaak je je mailbox mag/kan checken. Toegegeven, een belangrijk deel van de mails die je ontvangt zijn doorgaans puur informatief, een heel deel met absoluut lage prioriteit en een handvol dringend. Je kan dus perfect werken met een dagelijks maximumaantal keer dat je je mailbox checkt. Het is gewoon een routine die je in je dagelijks leven dient in te bouwen.

Haal alle verleidingen weg

Een symbol badge op je mailicoontje (doorgaans zo’n rood cirkeltje met daarin het cijfer met nieuwe mails), een notificatie op je desktop of beginscherm van je smartphone of even vaak een bliep-geluidje waarvan je het doorgaans toch op je heupen krijgt. Deactiveer ze en je leven op kantoor wordt gelijk een stuk vrediger. Toch iets superdringends? Dan moeten je collega’s/baas je maar even bellen. Als ze dat sowieso al niet eerder deden bij dringende gevallen.

Voorzie vaste momenten om te reageren

Eén keer in de voormiddag, één keer na de lunch en één keer net voor je huiswaarts keert. Voorzie vaste momenten om met je mails aan de slag te gaan. E-mailkantoorpulp gaat onmiddellijk naar de prullenbak. De mails die actie of info vragen van jou, beantwoord je waar mogelijk in één ruk. Stel e-mailgewijs zo weinig mogelijk dingen uit. Het is een communicatiemiddel, geen verdoken to-dolijst waar je je steeds wanhopiger aan vast dreigt te klampen.

Een e-mailpolicy doet wonderen

Maak duidelijke afspraken binnen welk tijdsbestek je e-mails dient te beantwoorden in functie van hun prioriteit. Indien dat niet gebeurt, wordt e-mailverkeer al snel een zootje waar iedereen naar hartenlust door mekaar zit te klooien en niemand nog weet waar het begin en einde is van al dat e-mailverkeer. Gevolg: chronische e-mailfrustratie op de werkvloer.

Gebruik je e-mail niet als schuifaf

Een onhebbelijke gewoonte op de werkplek zijn bazen/collega’s die vragen of taken die bij hen terecht komen via e-mail stante pede doorsluizen naar andere collega’s. Vanaf het moment dat ze op de ‘Verzenden’-knop klikken, is het gelijk (al dan niet tijdelijk) iemand anders probleem. Niet netjes. Doe daar dan ook niet aan mee en roep collega’s die zich op dat vlak onverantwoord gedragen tot de orde. Zo, dat is alweer een heel pak e-mailverkeer uitgespaard.

Pascal Dewulf