6 minder-vergader-tips om vergaderitis te voorkomen

Word je ook gillend gek van dat eindeloze lijstje meetings dat als een rode draad door je werkweek lijkt te lopen? Met deze 6 tips maak je alvast komaf met die oeverloze vergaderitis.

Stap eruit

Niks belet je om uit een werkoverleg te stappen wanneer je voelt dat je absoluut geen meerwaarde hebt in de gesprekken. Geef beleefd aan dat je nog een aantal dringende dingen af te werken hebt (wat meestal het geval is). En je er dus vroeger tussenuit gaat tijdens het werkoverleg. Je begaat op dat moment een heldendaad: andere deelnemers in die meeting gaan zich immers ook bewust(er) voelen rond hun tijdsgebruik. Je geeft met andere woorden een signaal dat het ook anders kan.

Zeg eens ‘neen’

Er is geen geschreven wet die zegt dat je een verzoek om te vergaderen niet kan weigeren. Ook wanneer je (al dan niet ongevraagd) op de deelnemerslijst belandt. Geef duidelijk aan bij de organisator waarom je niet deelneemt. Vraag daarenboven wel om het verslag van de vergadering in je mailbox te krijgen. Zo behoud je een overzicht van wat er besproken is zonder jezelf in details te verliezen.

Hou het beknopt

Kort, korter, kortst. Dat moet jouw devies zijn wanneer je aan vergaderen denkt. De reden dat de meeste mensen immers vergadermoe zijn, is omdat er doorgaans veel te veel tijd wordt ingepland voor meetings. Wanneer je van elke vergadering een 15-tal minuutjes kan af knijpen, levert jou dat op weekbasis al snel een aantal uren extra op die je voor andere dingen kan gebruiken.

Kijk uit naar alternatieven

Je kan er donder op zeggen dat heel wat meetings eigenlijk gewoon snel via een korte chat in Teams (of een andere chattool) kunnen worden opgelost. Of zelfs via een doodgewone e-mail. Blijf te midden van al die vergaderitis dus alert voor andere oplossingen die je niet enkel tijd besparen, maar je workflow ook een stuk lichter maken.

Doe verbetervoorstellen

Trek je stoute schoenen aan en stel bepaalde vergaderingen in vraag. Zijn ze echt nodig of zijn ze gewoon bezigheidstherapie? Uiteraard moet je dat niet met zoveel woorden zeggen. Doe echter voorstellen om vergaderingen efficiënter en minder frequent te maken. Een duidelijke agenda met strakke timing is alvast een wondermiddel om eindeloos gepalaver in meetings te voorkomen.

Geef zelf aan wie wanneer nodig is

Maak het je collega’s makkelijk door aan te geven wanneer ze (niet) nodig zijn in de meeting. Geef bijvoorbeeld aan dat persoon A enkel nodig is tijdens de eerste tien minuten van de meeting en persoon B het laatste halfuur van de meeting. De collega’s in kwestie zullen je eeuwig dankbaar zijn voor die strakke rolverdeling.

Pascal Dewulf