Regiotalent

Tijd gevonden om je werkkast op te ruimen? Twijfel je wat weg mag en welke documenten je bij dient te houden? Regiotalent staat je bij met raad en daad. Van een maand, één jaar tot tien jaar of levenslang, we zetten alles voor je op een rij.

Loonbrieven

Je maandelijkse loonbrief hou je tien jaar bij, daarna mag die mee met de papierophaling. Je jaarlijkse loonfiche en het uittreksel van de pensioendienst met de loongegevens voor de pensioenberekening hou je bij tot aan je pensioen.

Fiscaliteit

Je belastingaangifte (een print of een kopie ervan, het originele stuur je uiteraard in) hou je 7 jaar bij. Ook kopieën van de documenten die als bewijsstuk dienen voor de belastingaangifte hou je 7 jaar bij:

Loonfiches

Boekhoudkundige documenten

Facturen

Fiscale attesten

Bankdocumenten

Facturen

Facturen hou je bij om te bewijzen dat je een bepaald product of dienst gekocht hebt, of als iemand je dat bedrag nog schuldig is. De Federale overheidsdienst Economie adviseert om facturen gemiddeld tien jaar bij te houden. Dat geldt zowel voor persoonlijke documenten als voor facturen die in de boekhouding op het werk circuleren.

Volgende bewaartermijnen kunnen een handige leidraad vormen:

Kastickets: 1 maand

Hotel- of restaurantrekeningen: 6 maanden

Transportfacturen: 1 jaar

Aankoopfacturen van elektrische toestellen, grotere stukken zoals kantoormeubilair en nutsvoorzieningen: 2 jaar

Bankdocumenten, huurcontracten en betalingen hiervan: 5 jaar

Facturen en contracten voor bouw- of verbouwingswerken aan kantoren of bedrijfsgebouwen: 10 jaar

Diploma’s

Je diploma hou je sowieso levenslang bij. Veel onderwijsinstellingen kunnen een duplicaat afleveren van je diploma indien je je origineel niet meer kan vinden.

Digitaal vs. papieren archief

Het is wettelijk toegestaan je documenten digitaal te archiveren. Je dient wel de authenticiteit van digitale documenten te bewijzen en kunnen aantonen dat de documenten niet gewijzigd kunnen worden. Dit kan door middel van een aangepaste digitaliseringssoftware. Opgelet, zorg steeds voor een back-up van je digitaal archief en controleer wie van de collega’s wel of geen toegang heeft tot het (volledige) archief.

Veel opruimplezier gewenst!

Eveline Janssens

Bron: www.vlaanderen.be