Regiotalent

Minder facturen te verwerken? Geen brainstormsessie deze week? Maar drie klantendossiers te behandelen? Als je werkdag wat minder gevuld is door de coronacrisis, heeft Regiotalent tal van nuttige tips om straks nog efficiënter, opgeruimder en georganiseerder door te starten. Van het opmaken van kant-en-klare sjablonen tot je klantenbestand opschonen, wij zetten je aan het werk!

Sjabloon

Geachte,

Bedankt voor uw interesse in ons bedrijf. U kan kiezen uit drie pakketten. Pakket A bevat…

Typ je zeven keer per week dezelfde mail, werk dan een sjabloon uit voor terugkerende vragen die je in je mailbox krijgt. Zet deze in je concepten, je notities of op je bureaublad, waar je ze snel bij de hand hebt. Vanaf nu vlieg je door je mails. Kopiëren, plakken, hier en daar aanpassen waar nodig en verzenden maar!

Contacten

Staat Solange nog steeds opgegeven als de mentor voor nieuwe werknemers? Hoewel Solange drie jaar geleden met pensioen ging? Belde je gisteren met Mevr. X om te vertellen dat product Y weer in voorraad is? Waarvoor zij hartelijk bedankte? Blijkt leverancier Z een B&B te zijn begonnen in Oostenrijk en niet langer verpakkingen levert? Tijd om alle contactgegevens van het team en je leveranciers op te frissen en jullie klantenbestand één voor één af te gaan om te kijken welke contacten hot zijn en welke niet.

Alles bij de hand

Zoek je je elke keer een ongeluk naar bepaalde codes, standaarddocumenten of gegevens op je pc? Zoek deze eindelijk bij elkaar in één map of verplaats ze ostentatief naar je bureaublad. Zo gaat die btw-aangifte volgende keer sneller en zonder het nodige gezucht of kan je die vraag van een klant meteen beantwoorden met het juiste document in cc.

Moet je regelmatig gaan terugkijken welke termijnen gehanteerd worden, wie de contactpersoon is voor dat ICT-probleem of welke dienst die mailing kan verzorgen? Zet alle nodige informatie in één document dat je makkelijk kan terugvinden of print het af en hang het, eenmaal weer op kantoor, aan je bureau.

Handleidingen

Ben jij de enige die de beamer in vergaderlokaal C aan de praat krijgt? Maak een handleiding die je op jullie platform publiceert en/of (geplastificeerd) aan de beamer hangt. Specificeer welke stappen collega’s moeten ondernemen om het onding aan de praat te krijgen, hoe ze het geluid kunnen aan- of uitschakelen en hoe ze de foutmelding kunnen omzeilen.

Update en onderhoud

Ergeren jullie zich al een tijdje aan jullie website? Is jullie digitale bestelbon niet langer up-to-date? Allemaal taken die blijven liggen tijdens de dagelijkse humdrum, maar nu een fijn project vormen voor zij die wat minder werk om handen hebben.

Zorg voor jezelf, zorg voor elkaar!

Eveline Janssens