Zo maak je elke dag je hoofd en inbox leeg

Klinkt het te mooi om waar te zijn: elke dag een lege inbox achterlaten als je naar huis gaat? Wel, met de methode van specialist Taco Oostkamp verlaat je het kantoor met een lege inbox… en een helder hoofd. ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ is nieuw op de boekenplank en brengt orde in je inbox. Een handig en onmisbaar boek voor elke mail-chaoot.

Waarom?

Overzicht in je mailbox zorgt voor orde op je werk en in je leven. Ken je het gevoel dat iets nooit ‘af’ is? Dat het werk zich opstapelt naarmate de mails binnenlopen? Met een lege inbox is dat verleden tijd: je ervaart minder stress en levert beter en stipter werk af. Ook je productiviteit en creativiteit gaan omhoog.

Mappen

De truc voor een ordelijke inbox? Mappen aanmaken met verschillende onderwerpen om snel e-mails te verwerken. Telkens je een e-mail krijgt, kan je deze in enkele seconden doorsluizen naar de juiste map. De mappen die je aanmaakt zijn de volgende:

• Prullenbak: voor mails die je niet (meer) nodig hebt
• Archief: voor mailtjes die je wil bijhouden, maar al afgehandeld hebt
• Later: je dient actie te ondernemen, en plant hier later tijd voor in
• Twee minuten: je kan de mail afhandelen in twee minuten
• Agenda: de actie is tijdsgebonden
• Wachten op…: je hebt input nodig van een collega of klant om verder te kunnen
• Eerstvolgende actie: jij dient input aan te leveren voor een collega of klant
• Project: deze e-mail is deel van een groter project

Eenmaal je inbox leeg is, kan je aan je taken of projecten beginnen, met je mappen als leidraad.

Projecten

Even inzoomen op de map projecten. Je kan ervoor kiezen om één map aan te maken voor al je projecten, of de map op te splitsen in een map per project, per klantenaccount, per termijn,… naargelang wat voor jou het beste werkt.

Archief

Ook voor je archief kan je een onderscheid maken. Maak een kortetermijn- en een langetermijnarchief aan. Per maand bewaar je e-mails in het kortetermijnarchief, en daarna verhuizen ze naar het langetermijnarchief.

Onderhoud

Wekelijks onderhoud is nodig om je inbox leeg en functioneel te houden. Ga door al je mappen en kijk welke mails je hebt afgehandeld. Je zal merken dat je weer heel wat e-mails kan verwijderen. Werk losse eindjes eventueel weg en behandel de laatste actiepunten. Plan je onderhoud op vrijdagnamiddag in en begin onbezorgd aan je weekend

Veel plezier met je opgeruimde inbox!

Eveline Janssens

Elke dag je hoofd en inbox leeg, Taco Oostkamp, Boom Uitgevers