Eruit springen tijdens een online meeting: dat doe je met deze 7 makkelijke tips

De coronapandemie heeft onze manier van samenwerken ingrijpend veranderd. Frequente onlinemeetings maken integraal deel uit van die nieuwe manier van samenwerken. Online vergaderen komt echter met een andere set van regels dan een face-to-facemeeting. Met deze tips spring je er alvast uit tijdens een virtueel werkoverleg.

1. In tekst en beeld

Zorg ervoor dat geluid en beeld optimaal zijn. Klink je haast onverstaanbaar of is de videokwaliteit van je camera ondermaats, dan ben je letterlijk en figuurlijk minder zichtbaar voor de andere deelnemers. Dat gaat dan onrechtstreeks ook een impact hebben op je ‘aanwezigheid’ in de onlinemeeting.

2. Steek je hand op

Tijdens een onlinemeeting het woord nemen, is niet altijd evident. Steek echter eens je hand op. Jazeker, echt je hand in de lucht steken. Het is een sterk visueel teken wanneer iedereen in zijn digitaal hokje zit op het scherm. Zo word je gelijk een stuk zichtbaarder.

3. Hou het feitelijk

Vermijd een te uitgebreide uitleg. De aandachtsspanne tijdens onlinemeetings ligt immers een stuk lager. Beperk je tot feiten en cijfers en hou je boodschap kort en kernachtig. Kortom, denk en praat tijdens een onlinemeeting compacter.

4. Hou het netjes

Dat bedoelen we in dit geval letterlijk. Zorg voor een neutrale achtergrond met weinig of geen zichtbare objecten. Of tover een neutrale, digitale achtergrond tevoorschijn zoals je die bij Microsoft Teams kan kiezen. Een slordige backdrop voor jouw digitale meetings zorgt er immers voor dat jijzelf gelijk een stuk minder zichtbaar wordt. En dat is dan weer nadelig voor je actieve participatie in de onlinemeeting.

5. Maak een echte virtuele werkplek

Zorg ervoor dat je tijdens een onlinemeeting makkelijk een extra presentatie tevoorschijn kan toveren of documenten kan delen waaraan je dan samen met je collega’s kan werken. Zo creëer je extra interactie en ga je de meeting actief aansturen.

6. Zorg voor een moderator

Best is er iemand die de onlinemeeting modereert. Vaak is dat de organisator van de meeting. Spreek duidelijk af dat er ook actief wordt gemodereerd tijdens de meeting. Geef eveneens aan wie de rol van moderator op zich neemt. Zo kunnen spraakwatervallen en/of een haantje-de-voorste tijdig worden afgestopt. Op die manier krijgt iedereen zijn moment om te schitteren.

7. Laat je niet onderbreken

Ben je aan zet/zeg, laat je dan niet onderbreken. Je zal vaak merken dat andere deelnemers tijdens je betoog regelmatig willen inhaken. Laat dat niet gebeuren, en praat gewoon verder. Zelfs al praten jullie op een gegeven helemaal door mekaar. Het is aan de moderator om dit soort van situaties te corrigeren. Niet stoppen dus, gewoon doorgaan. Dat is een sterke manier om respect af te dwingen en je plaats op te eisen tijdens de onlinemeeting. Tenzij de moderator zelf jou natuurlijk aanmaant.

Pascal Dewulf