7 manieren om nooit meer in de bore-outzone te raken tijdens meetings

Ken je ze? Die meetings waar maar geen einde lijkt aan te komen? Met deze 7 tips kom je alvast niet meer in de bore-outzone tijdens je volgende werkoverleg.

In beperkt comité

De meest productieve meetings tellen vijf tot negen deelnemers. Het was hoogleraar Robert Sutton die na vier jaar onderzoek tot die conclusie kwam. Een grotere groep maakt het overleg minder productief terwijl de kwaliteit van het overleg exponentieel daalt. In een grotere groep zijn deelnemers doorgaans minder productief (ze komen minder aan bod) en het niveau van overleg oppervlakkiger.

Neem je tijd (maar niet te veel)

Een overleg zou, vanwege onze aandachtsboog, nooit langer dan een uur moeten duren. Ben je langer in overleg, voorzie dan pauzes opdat de deelnemers even op adem kunnen komen. Neem ook enkel de tijd die echt nodig is. Vaak gebruiken we de tijd die voor een meeting is voorzien helemaal op terwijl dit in de praktijk doorgaans niet nodig blijkt.

Durf eruit te stappen

Was het niet Elon Musk die ooit zei dat wanneer een meeting niet relevant is voor medewerkers ze er gewoon mogen uitstappen? Met andere woorden: het is heus niet onbeleefd om weg te lopen omdat je je tijd niet wil verspillen. Wees wel diplomatische en geef voorzichtig aan dat je nog andere dingen te doen hebt.

Bepaal de agenda

De opdracht van de organisator is om de agenda goed neer te zetten. Bijvoorbeeld: het eerste halfuur is voor iedereen, daarna kunnen personen x of y weg en sluit persoon z aan.

Begin met een knaller

Het begin van een vergadering moet niet noodzakelijk saai zijn. Integendeel. Vergaderbeesten weten hoe ze de dingen op dat vlak moeten aanpakken. Een grapje, een onvoorziene anekdote… Ze maken even een momentje van de start. De toon die je in de eerste minuten neerzet, is immers bepalend voor de rest van het verloop van de meeting.

Staan verslaat zitten

Zittende vergaderingen duren gemiddeld 34 procent langer dan staande varianten. De resultaten van zo’n zittende vergadering zijn echter helemaal niet beter. Sterker nog, rechtstaand vergaderen bevordert creativiteit en teamwork. Althans wanneer we onderzoekers van de Washington University mogen geloven. Ook zijn mensen die staand vergaderen doorgaans meer betrokken. Vraag het maar aan Richard Branson of Mark Zuckerberg.

Scrummen maar

Wil je pragmatisch overleggen, doe dan aan scrum. Dat is een werkmethode gebaseerd op zogenaamde sprints. Die sprints zijn vaste periodes waarin je het afgesproken werk verzet. Tussendoor heb je dan ook regelmatig hele, korte meetings. Dat zijn zogenaamde stand-ups. Daarin kijk je gewoon even praktisch of jij of je collega’s ergens tegenaan lopen. Geen geëmmer, gewoon even checken hoe het met iedereen staat en dan weer verder. Ideaal, toch?

Pascal Dewulf