Vergeet je onkostennota’s niet!

Onkosten maken is niet alleen weggelegd voor zelfstandigen. Ook werknemers kunnen bij hun werkgever een onkostennota indienen voor gemaakte uitgaven in werkverband.

“Het gaat om de zogeheten ‘kosten eigen aan de werkgever’, bijvoorbeeld kleine uitgaven waarvoor geen factuur kan worden voorgelegd”, legt Daniël Maes van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB) uit. “Jij als werknemer schiet die kosten voor, maar ze zijn eigenlijk ten laste van je werkgever.”

Ga je bijvoorbeeld iets drinken of eten met een klant?
Dan is het eigenlijk je werkgever die trakteert: vergeet dus niet je bonnetjes bij te houden. Kleine geschenken aan cliënten kan je ook terugvragen van het bedrijf. Zorg er wel voor dat je goed documenteert welk geschenk je om welke reden aan welke cliënt hebt gegeven.

Moet je af en toe met de eigen wagen een verplaatsing doen voor het werk?
Dan kan je een kilometervergoeding aanrekenen. Sinds 1 juli 2015 bedraagt die ? 0,3412/km. Zelfs als je met de eigen fiets een beroepsmatige verplaatsing doet, kan je dat als onkosten inbrengen: met name ? 0,22/km. Parkeertickets, buskaartjes, taxiritten… je kan het in samenspraak met je werkgever allemaal indienen. Ben je de hele dag op de baan voor het werk, dan kan je op een forfaitaire dagvergoeding van ? 19,22 rekenen, met een bijkomende vergoeding van ? 43,78 voor de eigen kosten van logies.

Valt het weleens voor dat je ’s avonds thuis verder werkt?
Dan kan je gemaakte telefoon- en internetkosten aankaarten bij je werkgever, net als een deeltje van de huur, verwarming, elektriciteit en onderhoud. Schroom ook niet om kleine kantoorbenodigdheden via een onkostennota in te brengen. Het gaat dan vooral om de dingen die je niet tussen het kantoormateriaal op het werk vindt – zoals printerinkt voor je thuisprinter. Voor zover je die beroepsmatig gebruikt, natuurlijk. Een werknemer die kwistig omspringt met onkostennota’s, zal snel tegen de lamp lopen. Zo kan je ook geen persoonlijke uitgaven op onkostennota zetten, ook al gebruik je die tijdens beroepsactiviteiten. Een leesbril of zonnebril? Goed geprobeerd. Een uitzondering is in dit geval een veiligheidsbril, die je buiten het werk niet kunt gebruiken.

Hoe breng je je onkosten in?
Iedere werkgever heeft zijn eigen systeem, maar meestal dien je per maand een overzicht in van alle kosten die je terugvraagt aan je werkgever, plus de betaalbewijzen. Omdat zo’n onkostennota wel wat administratie met zich meebrengt, kiezen sommige werkgevers ervoor om de werknemers een forfaitaire onkostenvergoeding uit te betalen. Het gaat meestal om een vast bedrag per maand tussen ? 90 en ? 350, afhankelijk van de functie die je beoefent. Zo is de kostenvergoeding voor een administratieve kracht doorgaans lager dan die voor een werknemer met een leidende, commerciële en/of reizende functie.

Gerlinde De Bruycker