Regiotalent

Stoor jij je ook wel eens aan de vergaderingen op het werk? Je bent niet alleen, want maar liefst 3 op de 4 Vlamingen ergeren zich hieraan. Het niet doorhakken van knopen en het oprakelen van oude discussies zijn onze grootste vergaderfrustraties. Dit blijkt uit onderzoek van Protime, specialist in onder meer tijdregistratie en workforce management.

Ruim drie op de vier Vlamingen (76%) ergeren zich wel eens aan vergaderingen op het werk. Bij 35% is dit zelfs meestal of altijd het geval. Wekelijks gaat zo gemiddeld een uur aan waardevolle werktijd verloren aan nutteloze vergaderingen.

Neem nu toch een beslissing!

Dit zijn de 10 grootste vergaderfrustraties:

Er worden weinig beslissingen genomen (48%)
Oude discussies worden opnieuw aangewakkerd (33%)
Mensen zijn tijdens de vergadering met andere dingen bezig (30%)
Deelnemers komen te laat (28%)
De vergadering wordt niet voorbereid (23%)
Ik word uitgenodigd bij vergaderingen die niet horen bij mijn functie (22%)
Er is geen mogelijk om zelf iets in te brengen (20%)
Afspraken worden niet vastgelegd (20%)
Er is niemand die de vergadering leidt (18%)
De technologie laat ons vaak in de steek (10%)

Weg met die smartphone!

Drie op de tien deelnemers ergeren zich aan mensen die tijdens een vergadering met hun smartphone bezig zijn, vooral tijdens digitale meetings.

Dit zijn de meest voorkomende andere bezigheden tijdens digitale meetings met camera:

Mails lezen (60%)
Mails beantwoorden (49%)
Werken aan andere taken (39%)
Eten/drinken (31%)
Chatten/appen (23%)
Sociale media bekijken (16%)
Nieuwssites bezoeken (10%)
Persoonlijke administratie (9,5%)

Een gezonde vergadercultuur

Vergaderen hoort er nu eenmaal bij, dus kunnen bedrijven maar beter zorgen voor een gezonde vergadercultuur. “Vergaderen kan én moet efficiënter. Gelukkig dringt dit bij veel bedrijven door en wordt er bij meer dan de helft (56%) actie ondernomen om de vergadercultuur gezonder te maken. Dit door bijvoorbeeld concrete actiepunten op te stellen of een strakke planning aan te houden. Zo zorgen deze bedrijven ervoor dat vergaderen voor de deelnemers niet als tijdverlies aanvoelt”, vertelt Gille Sebrechts, CEO van Protime. Meer dan de helft van de respondenten geeft aan dat er bij zijn of haar werkgever concreet actie ondernomen wordt om een gezonde vergadercultuur te creëren. Deze maatregelen zijn het populairst:

Er worden concrete actiepunten opgesteld (43%)
Er wordt een strakke planning aangehouden zodat alle agendapunten behandeld kunnen worden (36%)
Er wordt een voorzitter aangesteld om de vergadering te leiden (31%)
Zonder agenda vindt de vergadering niet plaats (29%)
Er komt alleen een vergadering als het doel helder is (22%)
Een fysieke actieve houding wordt gestimuleerd. Bijvoorbeeld door stand-ups (12%)
Er mogen geen laptops of telefoons mee naar de vergadering (10%)
Zonder persoonlijke voorbereiding wordt er niet deelgenomen aan de vergadering (7%)

Mieke Vercruijsse